Welke kosten zijn volledig aftrekbaar?

Wanneer zijn zakelijke kosten volledig aftrekbaar?

Kosten zijn in principe zakelijk wanneer je ze maakt voor je onderneming en ze nodig zijn om je werkzaamheden uit te voeren. Wanneer een uitgave volledig zakelijk wordt gebruikt en er geen privé-element aanwezig is, kun je deze kosten in veel gevallen volledig verwerken als bedrijfskosten.
‍
Denk bijvoorbeeld aan zakelijke software, kantoorbenodigdheden, abonnementen en kosten voor je boekhouding. Ook uitgaven voor marketing, advertenties en je zakelijke website kunnen volledig aftrekbaar zijn wanneer ze rechtstreeks worden gemaakt voor je onderneming.
‍
Het aftrekken van zakelijke kosten verlaagt de winst waarover je belasting betaalt. Stel dat je €50.000 omzet hebt en €10.000 aan aftrekbare bedrijfskosten maakt, dan wordt je belastbare winst in principe berekend over het bedrag dat na deze kosten overblijft.
‍
Niet iedere uitgave die via je zakelijke rekening wordt betaald is automatisch zakelijk. Uiteindelijk gaat het vooral om het doel van de aankoop. Een privéaankoop wordt dus niet ineens aftrekbaar omdat je deze vanaf je zakelijke rekening hebt betaald.
‍
Bij kosten die je zowel privé als zakelijk gebruikt, moet je onderscheid maken tussen beide delen. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, telefoon of abonnement dat je gedeeltelijk voor je onderneming en gedeeltelijk privé gebruikt. Alleen het zakelijke gedeelte mag dan als kosten worden verwerkt.
‍
Gebruik je een telefoonabonnement bijvoorbeeld voor ongeveer 80% zakelijk, dan kan alleen dat zakelijke deel worden meegenomen. Het is verstandig om hierbij een realistische verdeling aan te houden en deze ook te kunnen uitleggen wanneer daar later vragen over ontstaan.
‍
Voor sommige zakelijke kosten gelden daarnaast aparte regels. Denk bijvoorbeeld aan eten met zakelijke relaties, representatiekosten of bepaalde reis- en verblijfskosten. Hoewel deze kosten een zakelijk doel kunnen hebben, betekent dat niet automatisch dat ze volledig aftrekbaar zijn.
‍
Ook bij grotere zakelijke aankopen werkt het soms anders. Wanneer je bijvoorbeeld apparatuur aanschaft die je meerdere jaren gebruikt, kan het nodig zijn om de kosten over meerdere jaren te verdelen. Je verwerkt dan ieder jaar een gedeelte van de aanschafwaarde als kosten.
‍
Daarnaast is het belangrijk om het verschil te kennen tussen kostenaftrek en btw-aftrek. Een uitgave kan namelijk zakelijk aftrekbaar zijn voor de winstbelasting, terwijl je de btw niet altijd volledig mag terugvragen. Dit zijn twee verschillende fiscale regels.
‍
Zorg daarom dat je facturen, bonnetjes en andere bewijsstukken goed bewaart. Zeker bij kosten waarbij het zakelijke karakter minder vanzelfsprekend is, helpt een duidelijke administratie om later aan te tonen waarom je een bepaalde uitgave hebt verwerkt.
‍
Door zakelijke en privé-uitgaven vanaf het begin goed van elkaar te scheiden, blijft je administratie overzichtelijk en voorkom je dat kosten verkeerd worden verwerkt. Daarmee verklein je ook de kans op correcties wanneer je administratie of belastingaangifte wordt gecontroleerd.
‍
Welke kosten precies volledig aftrekbaar zijn, hangt uiteindelijk af van de soort uitgave en hoe je deze binnen je onderneming gebruikt. Bij twijfel is het daarom verstandig om een kostenpost eerst te controleren voordat je het volledige bedrag als zakelijke kosten verwerkt.